Protection des données personnelles

Les informations suivantes concernent la protection de vos données personnelles. Ce sont les données qui permettent de vous identifier, directement ou indirectement, telles que votre prénom, nom, adresse e-mail et adresse IP.

Les données personnelles sont collectées lorsque :

• Vous naviguez sur les pages du site World Cocoa Conference 2024. Dans votre navigateur, ces pages commencent soit par https://cocoabrussels2024.be soit, pour le formulaire d’inscription, par https://destree.eventsair.com/cocoa2024. Lorsqu’un lien vous dirige vers un autre site Web, un site portail, une application en ligne ou un réseau social, vous devez vérifier les conditions de traitement des données personnelles utilisées par les responsables de ces services ;
• Vous nous contactez.

Vos données personnelles sont protégées conformément à :

• Règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (entré en vigueur le 25 mai 2018) relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) ;
• La loi Informatique et Libertés du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

Le responsable du traitement est le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement.

Un sous-traitant, Destrée Organisation, a été désigné pour développer et gérer le site web et gérer le processus d’inscription.

Ce traitement des données est régi par un accord de traitement des données tel que requis par le RGPD.

1. Bases juridiques et finalités des traitements

Les bases juridiques des traitements sont les suivantes :

• Pour l’organisation de la conférence : exécution d’une mission d’intérêt public ;
• Pour prendre des photos / vidéos, les réutiliser, partager la liste des participants à des fins de réseautage et transférer la liste des participants à l’Organisation internationale CoCoa (ICCO) pour les événements futurs: consentement.

Les données personnelles sont collectées et traitées dans le but de :

• Aidez-nous à organiser la conférence aussi efficacement que possible;
• Gérer les questions logistiques;
• Permettre aux participants de réseauter via l’application de la conférence;
• Prendre des photos / vidéos pendant la conférence et les réutiliser pour la communication et / ou la promotion;
• Construire une base de données qui peut être utilisée par l’Organisation internationale CoCoa (ICCO) pour d’autres événements similaires;
• Permettre l’accès à la conférence;
• Activez la facturation.

Les données sont également collectées et traitées de manière anonyme :

• À des fins statistiques et qualitatives, dans le but d’améliorer nos services ;
• Pour vous fournir une réponse dans votre langue.

Si votre demande d’informations ou de services est destinée à un autre département, nous vous fournissons les coordonnées de ce service et vous êtes libre de choisir de le contacter ou non.

2. Données traitées

Dans les situations énumérées dans le tableau ci-dessous, les données personnelles sont collectées et traitées automatiquement.

Situations	Données collectées et traitées
Vous visitez une ou plusieurs pages	Adresse IP
Vous nous contactez par e-mail de contact	Nom, prénom et adresse e-mail que vous avez fournis Échange de messages Métadonnées pouvant ou non être liées à votre e-mail
Vous vous inscrivez à la conférence en utilisant notre formulaire d’inscription	Données d’identification : nom, prénom, adresse professionnelle, adresse e-mail Données personnelles: titre, date de naissance, notification de la demande de visa Données sur la santé physique : restrictions alimentaires, besoins de mobilité particuliers Profession et emploi : organisation/institution, poste, choix du type d’inscription à la conférence (membre d’une ONG ou non) Autres données : sélection et inscription pour des activités autres que le programme de la réunion (inscription au dîner de gala, visite technique du port d’Anvers, etc.)

Les autres données personnelles susceptibles d’être traitées sont répertoriées dans le registre des traitements de données.

Les données qui ne sont pas à caractère personnel sont collectées automatiquement sans les relier à votre adresse IP et donc dans le respect de votre vie privée. Il est utilisé pour générer des statistiques et améliorer le contenu du site portail :

• Sélection de la langue
• Moteur de recherche utilisé
• Mots-clés utilisés
• Le site Web d’où vous venez
• Les pages que vous avez consultées
• La durée de chaque page vue
• La liste des fichiers téléchargés
• La date et l’heure de l’accès
• Le navigateur utilisé
• La plateforme et/ou le système d’exploitation installé sur votre ordinateur
• …

3. Utilisation des cookies

Un cookie est un petit fichier texte qui peut être stocké sur votre ordinateur lorsque vous visitez des sites web.

Le site web de la conférence et les formulaires d’inscription n’utilisent que des cookies essentiels et fonctionnels nécessaires à leur bon fonctionnement. La politique de cookies peut être trouvée ici.

4. Durée de conservation

La durée de stockage :

• De votre adresse IP est de 12 mois;
• Des échanges via le formulaire de contact et par e-mail est de 1 mois;
• Des données d’inscription à la conférence sont de 2 ans.

Dans des cas exceptionnels, par exemple dans le cadre d’une procédure judiciaire, vos données personnelles peuvent être conservées pendant une période plus longue.

5. Sécurité

Destrée Organisation garantit la sécurité (intégrité et confidentialité) de vos données personnelles. Il est protégé contre les accès non autorisés, l’utilisation non autorisée, la perte et les modifications non autorisées.

À cette fin, nous utilisons des méthodes et des procédures de sécurité que nous ne décrirons pas en détail ici pour des raisons de sécurité.

Attention : des mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées sont prises pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques.

6. Droit d’accès, de rectification, d’opposition et d’effacement

Vous disposez de certains droits relatifs aux données personnelles que nous utilisons : le droit d’accès, le droit de rectification, le droit d’opposition et le droit de faire supprimer les données.

Votre demande sera traitée dans un délai de 30 jours calendaires. Si votre demande est complexe ou si notre département doit traiter un grand nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de 60 jours.

Veuillez envoyer un e-mail ou un courrier à notre délégué à la protection des données afin d’exercer vos droits : dpo@diplobel.fed.be

7. Réclamations

Si vous considérez que le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement et/ou Destrée Organisation n’ont pas traité vos données personnelles conformément à la réglementation applicable, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles

Courriel : contact@apd-gba.be

8. Contactez-nous

Pour plus d’informations sur notre politique de protection des données, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse suivante : dpo@diplobel.fed.be